PDPA กับการทำลายเอกสาร: สิ่งที่ธุรกิจไทยทุกขนาดต้องรู้

หมายเหตุ: บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเพื่อการศึกษา ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม PDPA ควรปรึกษาที่ปรึกษาด้านกฎหมายเฉพาะทาง

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) บังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบในไทยตั้งแต่ปี 2565 แต่หลายธุรกิจยังมองข้ามประเด็นสำคัญประการหนึ่ง นั่นคือ การทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อหมดความจำเป็น

การเก็บข้อมูลเกินความจำเป็น หรือทิ้งเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ทำลาย ถือเป็นการละเมิด PDPA ที่มีโทษปรับสูงสุด 3 ล้านบาทต่อกรรม และโทษจำคุกสูงสุด 1 ปี สำหรับกรณีที่เจตนา

เอกสารประเภทไหนต้องทำลายด้วยเครื่องทำลายเอกสาร?

เอกสารต่อไปนี้มีข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องทำลายอย่างปลอดภัย ห้ามทิ้งในถังขยะทั่วไป:

กี่ปีต้องเก็บเอกสาร และเมื่อไรต้องทำลาย?

กฎหมายไทยกำหนดระยะเวลาการเก็บเอกสารหลายประเภท ทั่วไปที่ธุรกิจต้องรู้:

*ระยะเวลาอาจแตกต่างตามกฎหมายเฉพาะของแต่ละอุตสาหกรรม ควรตรวจสอบกับที่ปรึกษากฎหมาย

ระดับความปลอดภัยที่ต้องการตามประเภทข้อมูล

9 ขั้นตอนสร้างนโยบายทำลายเอกสารให้ PDPA Compliant

1. ทำ Data Mapping — รู้ว่าองค์กรมีข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง เก็บที่ไหน
2. กำหนดระยะเวลาเก็บ — แต่ละประเภทเอกสารเก็บได้นานแค่ไหน
3. เลือกระดับการทำลาย — ตามความสำคัญของข้อมูลในแต่ละเอกสาร
4. เลือกเครื่องทำลายเอกสารที่เหมาะสม — Cross Cut สำหรับข้อมูลทั่วไป Micro Cut สำหรับข้อมูลสำคัญ
5. กำหนดพื้นที่ทำลายเอกสาร — แยกเครื่องตามแผนก HR, บัญชี, ฝ่ายขาย
6. ฝึกอบรมพนักงาน — ให้รู้ว่าเอกสารประเภทใดต้องทำลาย
7. บันทึกการทำลาย — เก็บ log ว่าทำลายเอกสารอะไร เมื่อไร อย่างไร
8. ทบทวนประจำปี — ตรวจสอบว่ายังครอบคลุมเอกสารทุกประเภท
9. กำหนดผู้รับผิดชอบ (DPO) — บางองค์กรต้องมี Data Protection Officer

เครื่องทำลายเอกสาร HIC: โซลูชันครบครันสำหรับทุกระดับ PDPA

🗂️ ดูเครื่องทำลายเอกสาร HIC ทั้งหมด →  
💼 สมัครราคาขายส่ง →