เครื่องทำลายเอกสาร เลือกยังไงให้เหมาะกับสำนักงาน? คู่มือฉบับสมบูรณ์

ในยุคที่ข้อมูลส่วนบุคคลมีมูลค่าสูงและกฎหมาย PDPA (พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) มีผลบังคับใช้แล้วในไทย เครื่องทำลายเอกสาร จึงกลายเป็นอุปกรณ์จำเป็นสำหรับสำนักงานทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเอกชน หน่วยงานราชการ โรงพยาบาล หรือสถาบันการเงิน

แต่จะเลือกเครื่องทำลายเอกสารยังไงให้เหมาะกับความต้องการและงบประมาณของคุณ? Eastern Pioneer รวบรวมข้อมูลสำคัญทุกอย่างไว้ในบทความนี้

ทำไมต้องใช้เครื่องทำลายเอกสาร?

• ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลลับ: เอกสารที่มีข้อมูลลูกค้า พนักงาน หรือข้อมูลทางการเงิน ถ้าทิ้งไม่ถูกวิธีอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดได้
• รองรับกฎหมาย PDPA: การทำลายเอกสารอย่างถูกวิธีถือเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
• สร้างความน่าเชื่อถือ: แสดงให้ลูกค้าและพาร์ทเนอร์เห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล
• ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย: หลีกเลี่ยงบทลงโทษจากการละเมิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูล

ระดับความปลอดภัยของเครื่องทำลายเอกสาร (มาตรฐาน DIN 66399)

มาตรฐานสากล DIN 66399 กำหนดระดับความปลอดภัยของการทำลายเอกสารไว้ 7 ระดับ (P-1 ถึง P-7) ดังนี้:

คำแนะนำ: สำนักงานส่วนใหญ่ในไทยเลือกใช้ระดับ P-4 (Cross Cut) ซึ่งตัดเอกสารเป็นชิ้นเล็ก ๆ คล้ายผงกระดาษ เพียงพอสำหรับการทำลายเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางธุรกิจทั่วไป

ปัจจัยสำคัญในการเลือกเครื่องทำลายเอกสาร

1. ปริมาณเอกสารต่อวัน

ประเมินว่าสำนักงานของคุณทำลายเอกสารกี่แผ่นต่อวัน:

• น้อยกว่า 50 แผ่น/วัน: เครื่องขนาดเล็ก ความจุถาดรองรับ 15–20 ลิตร
• 50–200 แผ่น/วัน: เครื่องระดับกลาง ความจุ 25–40 ลิตร
• มากกว่า 200 แผ่น/วัน: เครื่องระดับ Professional ที่ทำงานต่อเนื่องได้

2. จำนวนแผ่นต่อครั้ง (Sheet Capacity)

หมายถึงจำนวนกระดาษสูงสุดที่เครื่องรับได้ในการป้อนครั้งเดียว เครื่องสำนักงานทั่วไปรับได้ 8–15 แผ่น เครื่องระดับมืออาชีพอาจรับได้ถึง 30–70 แผ่ต่อครั้ง

3. ระยะเวลาทำงานต่อเนื่อง (Continuous Run Time)

เครื่องราคาถูกมักมีระบบป้องกันความร้อนที่ต้องพักเครื่องทุก 3–5 นาที เครื่องคุณภาพดีสามารถทำงานต่อเนื่องได้นาน 30 นาทีขึ้นไป หรือบางรุ่นทำงานต่อเนื่องได้โดยไม่จำกัดเวลา

4. ประเภทสื่อที่ทำลายได้

เครื่องทำลายเอกสารคุณภาพดีสามารถทำลายได้มากกว่าแค่กระดาษ:

• แผ่น CD/DVD
• บัตรเครดิต / บัตรพลาสติก
• คลิปหนีบกระดาษและลวดเย็บ
• เอกสารที่ยังมีลวดเย็บอยู่

5. ระดับเสียง

สำหรับสำนักงาน Open Plan ควรเลือกเครื่องที่มีระดับเสียงต่ำกว่า 65 dB เพื่อไม่รบกวนการทำงานของเพื่อนร่วมงาน

แบรนด์ EBA: เครื่องทำลายเอกสารคุณภาพเยอรมัน

Eastern Pioneer เป็นผู้จัดจำหน่ายอย่างเป็นทางการของ EBA แบรนด์เครื่องทำลายเอกสารชั้นนำจากประเทศเยอรมนี ที่ได้รับความไว้วางใจจากธนาคาร สำนักงานกฎหมาย โรงพยาบาล และหน่วยงานราชการทั่วไทย

จุดเด่นของเครื่องทำลายเอกสาร EBA:

• วิศวกรรมเยอรมันคุณภาพสูง ทนทาน ใช้งานได้นาน
• มีระบบป้องกันการติดขัด (Auto Reverse) ป้องกันความเสียหายเมื่อเอกสารติด
• มีให้เลือกตั้งแต่รุ่นสำหรับบ้านพักอาศัยไปจนถึงรุ่นสำหรับแผนก/องค์กรขนาดใหญ่
• เงียบกว่าเครื่องทำลายเอกสารทั่วไปในระดับราคาเดียวกัน
• ครอบคลุมระดับความปลอดภัย P-3 ถึง P-5

ดูเครื่องทำลายเอกสาร EBA ทั้งหมด →

วิธีดูแลรักษาเครื่องทำลายเอกสาร

1. ทาน้ำมันหล่อลื่น: ใช้น้ำมันสำหรับเครื่องทำลายเอกสารโดยเฉพาะ หรือแผ่นน้ำมัน (Oiling Sheet) เดือนละครั้งเพื่อรักษาประสิทธิภาพใบมีด
2. เทถาดรองกระดาษ: อย่าให้กระดาษเต็มถาดจนล้น เพราะจะทำให้เครื่องทำงานหนักเกินไปและอาจเกิดการติดขัด
3. หลีกเลี่ยงกระดาษเปียก: กระดาษเปียกหรือกระดาษที่มีกาวมากเกินไปอาจทำให้ใบมีดเสียหาย
4. ปล่อยให้เครื่องเย็นลง: หากระบบป้องกันความร้อนทำงาน ให้ปล่อยเครื่องพักอย่างน้อย 30 นาที

สรุป: เครื่องทำลายเอกสารที่ใช่สำหรับสำนักงานคุณ

สำนักงานส่วนใหญ่ในไทยเลือกเครื่องทำลายเอกสารระดับ P-4 Cross Cut ที่รับได้ 10–15 แผ่นต่อครั้ง และสามารถทำงานต่อเนื่องได้ในระดับที่พอเหมาะกับการใช้งาน ถ้าคุณจัดการข้อมูลสำคัญจำนวนมาก ควรเลือก P-5 Micro Cut จากแบรนด์ EBA เพื่อความมั่นใจสูงสุด

Eastern Pioneer จำหน่ายเครื่องทำลายเอกสารทั้งปลีกและส่ง พร้อมบริการจัดส่งทั่วประเทศ สนใจสั่งซื้อจำนวนมาก ติดต่อทีมขายส่งของเราได้เลย

สมัครสมาชิกขายส่ง → | ดูสินค้าทั้งหมด →

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องทำลายเอกสารระดับไหนเพียงพอสำหรับ PDPA?

กฎหมาย PDPA ไม่ได้ระบุระดับ DIN โดยตรง แต่ระดับ P-4 (Cross Cut) ถือเป็นมาตรฐานขั้นต่ำที่ยอมรับได้สำหรับการทำลายเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป สำหรับข้อมูลสำคัญสูงอย่างข้อมูลทางการแพทย์หรือข้อมูลทางการเงิน แนะนำให้ใช้ระดับ P-5

เครื่องทำลายเอกสาร EBA ซื้อได้ที่ไหน?

สามารถสั่งซื้อออนไลน์ได้ที่ easternpioneer.com/ หรือติดต่อทีมขายของเราสำหรับการสั่งซื้อจำนวนมาก

เครื่องทำลายเอกสารมีประกันหรือเปล่า?

เครื่องทำลายเอกสารทุกรุ่นที่จัดจำหน่ายโดย Eastern Pioneer มาพร้อมการรับประกัน สามารถลงทะเบียนรับประกันออนไลน์ได้ที่ csp.easternpioneer.com/warranty